Empowerment van digitaal talent door juiste technologieën

Nog niet zo lang geleden waren het de IT-managers die in hun eentje beslisten over het introduceren van nieuwe technologieën voor het bedrijf. Vandaag de dag is de keuze voor software-oplossingen in handen van werknemers en bedrijfsstrategen.

De medewerker is de interne klant van IT geworden en die verwacht gemak, flexibiliteit en productiviteit van technologie. De rol van de CIO en CTO is geëvolueerd. Er wordt van ze verwacht dat ze een digitale werkplek creëren en onderhouden die werknemers helpt om informatie real time in te zien en efficiënter samen te werken.

Digitalisering van de werkplek

Aangezien de afscheiding tussen zakelijk en privéleven steeds dunner wordt bij elk aangesloten apparaat dat we bezitten, verwachten werknemers ook consumentgerichte technologieën op het werk. De wijdverbreide toepassing van informatietechnologie heeft de manier waarop werknemers contact maken, samenwerken en communiceren aanzienlijk veranderd.

Medewerkers verwachten niet alleen een meer flexibele werkervaring, maar maken ook kenbaar dat oudere technologieën een echte belemmering zijn voor hun productiviteit. Een overweldigende 92% van de personen die deelnamen aan een onderzoek naar organisaties in de Benelux verklaarden dat omgang met verouderde technologie een uitdaging is voor de productiviteit op de werkplek. Een grote meerderheid (83%) merkte ook op dat hun huidige werkmethoden niet flexibel genoeg waren om het beste uit hun personeel te halen.

Als reactie op deze veranderende werkervaring zijn de meest vooruitstrevende organisaties al begonnen met het implementeren van digitale werkplekken. Door de technologieën die werknemers gebruiken te integreren (van e-mail, instant messaging en social media-hulpmiddelen tot AI-applications en virtual meeting tools), worden communicatiebarrières op de digitale werkplek doorbroken en efficiëntie, innovatie en groei bevorderd.

Tot dusverre zijn de voordelen van de introductie van een digitale werkplek overtuigend. Een rapport van Deloitte laat zien dat werkplekken met technologie de sleutel zijn tot het aantrekken van talenten, productiviteit en tevredenheid. Uit het onderzoek komt naar voren dat 64% van de ondervraagde werknemers een slechter betalende baan zou accepteren als het bedrijf werken op afstand zou ondersteunen. Het rapport liet ook zien dat organisaties met sterke online social networks 7% productiever zijn dan die zonder en dat werknemers die beschikten over interne social media gemiddeld 20% tevredener waren. En als werknemers tevreden en geëngageerd zijn, is er een overeenkomstige toename van de retentie van 87% merkbaar.

Maar hoewel digitalisering te boek staat als centraal aandachtspunt in een moderne bedrijfsstrategie, bleek uit Mercer’s 2017 Global Talent Trends dat slechts 7% van de leidinggevenden wereldwijd hun organisatie als digitaal zien. Executives gaven toe dat ze niet genoeg doen om proactief te zijn in het aanpakken van de uitdagingen die de technologie bieden of in het oogsten van de voordelen ervan.

Om organisaties in staat te stellen te evolueren naar een efficiëntere digitalisering van de werkplek, dienen ze een commissie-aanpak te volgen inzake beslissingen over technologie-inkoop. Die aanpak verlangt dat alle bedrijfsonderdelen een vertegenwoordiging aan tafel hebben. IT moet in deze geen afzonderlijke functie zijn, maar een functie die is ingebed in alle zakelijke functies, zoals verkoop, marketing en financiën. Dit om een efficiënte digitale strategie voor het hele bedrijf mogelijk te maken.

Technologie op de werkplek

Technologie is de belangrijkste factor voor het mogelijk maken van een digitale werkplek. Alhoewel elke organisatie zijn specifieke branche- en bedrijfsbehoeften heeft blijven de principes van het kiezen van de juiste technologie en het goed laten werken ervan dezelfde.

De meeste bedrijven maken tegenwoordig gebruik van instant messaging, web conferencing, het delen van documenten en beveiligde netwerk- of beheertools om werknemers te ondersteunen zodat ze hun werk gemakkelijker en effectiever uit kunnen voeren. Maar als we naar de business management systems (beheersystemen van het bedrijf) kijken zijn veel mensen nog steeds enorm afhankelijk van verouderde technologie.

In het geval van een medewerker van de klantenservice bijvoorbeeld; hij of zij kan middels online chatberichten snel reageren op een klant en een gesprek aangaan, maar moet nog steeds verschillende ongelijksoortige backend-systemen doorploegen om relevante gegevens over de identiteit en geschiedenis van de klant te achterhalen. De werknemer moet dan met meerdere workflows werken om de vereiste follow-up te realiseren. Hier is dus geen echte vooruitgang geboekt bij het verbeteren van de algehele ervaring van de werknemer.

Wilt u nog meer weten over het opbouwen van een innovatiecultuur? Lees dan het artikel: Succesvolle digitale transformatie vereist een innovatiecultuur

Dit is over de hele wereld bij veel bedrijven het geval. Uit een recent onderzoek door Chief Experience Officers gaf 90% van de organisaties aan dat de complexiteit van de hedendaagse werkplekstechnologie een belemmering vormt voor de productiviteit. 80% van de deelnemers merkte op dat een gebrek aan toegang tot de juiste technische tools de productiviteit in hun bedrijf belemmerde, waarbij meer dan de helft (54%) in deze materie als een "grote" uitdaging zag. Voor veel leidinggevenden kan dit een behoorlijke verrassing zijn, gezien de miljoenen dollars die bedrijven de laatste twee decennia hebben geïnvesteerd in productiviteitstools op het werk; misschien waren dit niet de juiste hulpmiddelen.

Dit is nu precies een van de redenen waarom we bij TJIP hebben besloten ons te specialiseren in het creëren van slimme bedrijfsplatformen die dit soort complexiteiten uit de weg ruimen. We zijn er absoluut van overtuigd dat we de ervaringen van de werknemers kunnen vereenvoudigen door klanten, werknemers en branchepartners te verbinden met één enkel doel voor ogen: people success. En geloof het of niet, het vereenvoudigen van deze bedrijfsactiviteiten en technologische problemen is allesbehalve eenvoudig. Het kiezen van de juiste technologieën en het samenbrengen ervan om een levensvatbaar bedrijfsplatform te creëren dat beantwoordt aan de behoeften van de medewerkers en de klanten, en waarmee de zakelijke doelen bereikt kunnen worden is een echte uitdaging, maar ook een uitdaging die we graag willen aangaan en winnen.

Zolang bedrijven geen overzicht hebben in het fenomeen digitale werkplek en hoe de technologie elke laag van hun organisatie dient te doordringen, zullen ze blijven worstelen met de technische complexiteiten en fragmentaties van deze sterk verbonden omgeving. Alleen bedrijven die voortdurend innoveren en dit ook uitvoeren kunnen de veeleisende netwerkeconomie bijbenen. Nalaten dit te doen maakt het siloed- (legacy-) systeem belangrijker dan de mensen, het veroorzaakt stagnatie, frustratie en apathie en houdt de complexiteit in stand. Succes betekent kunnen beschikken over een naadloos werkend gestandaardiseerd technologieplatform dat kritieke levensmomenten en bedrijfsprocessen ondersteunt en complexiteit elimineert.

De werkplek van de toekomst

We zijn altijd op zoek naar mogelijke toekomstimpressies die gestalte kunnen krijgen met behulp van technologie en onze inzet. Voor de digitale werkplek van de toekomst wordt artificial intelligence waarschijnlijk het overkoepelende thema wat samengaat met alle andere trends.

"Naarmate bedrijven meer communicatie zoeken, zullen AI, machine learning en algoritmen voor natural language processing (NLP) cruciale beslissingscriteria zijn voor planners die digitale werkplektechnologieën evalueren. Integratie tussen bedrijfstoepassingen, werkstromen en communicatie- en samenwerkingstools zullen eveneens van cruciaal belang zijn. Applicaties moeten met elkaar kunnen communiceren. Bedrijfsleiders zullen op zoek gaan naar taak- en procesautomatisering, een rijkere context en betere gesprekservaringen voor werknemers en klanten".

David Mario Smith, Oprichter en hoofdanalist bij InFlow Analysis, zie artikel.

Omdat applicaties voor communicatieve werkomgevingen mainstream worden dienen ze door het hele bedrijf te worden geïmplementeerd en veilig te zijn, terwijl ze ook integraties ondersteunen in kritieke bedrijfsprocessen en -toepassingen. Met behulp van open API's kunnen leveranciers van zakelijke applicatietechnologie geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden aanbrengen in kritieke bedrijfsprocessen en workflows in een fenomeen dat we graag smart business platforms noemen.

Automatisering is ook een belangrijke trend om in de gaten te houden. Toekomstige ontwikkelingen in de bedrijfsautomatisering zullen van meer dan de technische vooruitgang alleen afhangen. De kosten van ontwikkeling en de inzet ten opzichte van de voordelen, regulering en sociale acceptatie zijn slechts enkele van de factoren die het tempo van verandering zullen dicteren.

Onderzoek door McKinsey suggereert dat het meer dan drie decennia kan duren voordat de helft van alle werkactiviteiten (niet hele banen) zijn geautomatiseerd. De werkpleknorm voor de komende jaren staat in het teken van de samenwerking tussen mensen en machines, met ingrijpende gevolgen voor de manier waarop het personeel gestructureerd en georganiseerd wordt.

Conclusie

Bovenstaande onderscheid tussen traditionele werkplekken en digitale werkplaatsen zal niet lang meer bestaan. De digitalisering van de werkplek is al begonnen. Voor de een meer dan voor de ander, maar het zal de manier waarop we werken evenwel blijvend veranderen.

De algemene consensus is en blijft dat de werkplektechnologie in zijn huidige staat net zoveel hinder als hulp oplevert. Veel organisaties hebben een overvloed aan gegevens in hun systemen begraven, maar in plaats van deze data om te zetten met omslachtige en risicovolle transformatieprogramma's zouden men moeten proberen zich open te stellen voor snellere, flexibelere initiatieven gericht op het interface niveau.

Digitale transformatie gaat over het verminderen van de complexiteit. Het verandert alles aan het ontwerp van de producten, hoe deze worden geproduceerd, verkocht, geleverd en onderhouden en het zet bedrijven aan om zakelijke praktijken en informatiesystemen te heroverwegen. En terwijl automatisering en artificial intelligence blijven evolueren zullen bedrijven die hun groeistrategieën en talentmanagementmethoden wel aanpassen in staat zijn om bloeiende digitale werkplekken te creëren.